Regulamin

Regulamin funkcjonowania i finansowania organizacji studenckich (załącznik do zarządzenia Rektora UKSW nr 42/2022 z dnia 17 maja 2022 r.)

§ 1.
1. Regulamin określa szczegółowe zasady tworzenia, działania, rozwiązywania i finansowania uczelnianych organizacji, w szczególności kół naukowych oraz stowarzyszeń – studenckich i doktoranckich działających w Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, zwanego dalej „UKSW” albo „Uniwersytetem”.
2. Kompetencje Rektora w zakresie działania, rozwiązywania i finansowania organizacji określone w regulaminie wykonuje Prorektor właściwy ds. studenckich, zwany dalej „Prorektorem”.
§ 2.
1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o organizacji - należy przez to rozumieć organizację uczelnianą utworzoną i działającą w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r., poz. 574, 583 i 682), zwanej dalej ,,Ustawą”, skupiającą wyłącznie studentów lub doktorantów mającą wspólny program działania, cel i zadania zawarte w statucie organizacji, w tym też w zakresie sportu i rekreacji.
2. Organizacjami uczelnianymi są:
1) koło naukowe;
2) stowarzyszenie.
3. Koło naukowe jest to szczególna forma uczelnianej organizacji, będąca przejawem aktywności dydaktycznej lub naukowo-badawczej jej członków skupiającej studentów lub doktorantów, mającej wspólny program działania, cel i zadania zawarte w statucie koła, które winny być zgodne z programem kształcenia jednostek organizacyjnych, przy których funkcjonują.
4. Stowarzyszenie jest to organizacja działająca w UKSW na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2020 r. poz. 2261) zrzeszająca wyłącznie studentów, doktorantów lub nauczycieli akademickich; mająca wspólny program, cel i zadania zawarte w statucie stowarzyszenia.
§ 3.
1. Studenci UKSW mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach studenckich, w szczególności w kołach naukowych na zasadach określonych w Ustawie.
2. Doktoranci UKSW mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach doktorantów, w szczególności w kołach naukowych na zasadach określonych w Ustawie.
3. Organizacje, o których mowa w ust. 1-2, wydatkują środki przyznane przez Rektora, Dziekana lub innego dysponenta środków zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2021 r. poz. 305 z późn. zm.) oraz aktami prawa wewnętrznego UKSW.
4. Działalność studenckich i doktoranckich organizacji i stowarzyszeń musi być zgodna ze Statutem UKSW i innymi przepisami prawa wewnętrznego obowiązującymi w UKSW.
5. Nadzór nad działalnością wydziałowych organizacji studenckich sprawuje Prodziekan właściwy ds. studenckich.
6. Nadzór nad działalnością międzywydziałowych organizacji studenckich sprawuje Prorektor właściwy ds. studenckich.
§ 4.
1. O powstaniu uczelnianej organizacji jej organ niezwłocznie informuje Rektora składając za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta następujące dokumenty:
1) Formularz rejestracyjny - którego wzór określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, na którym powinni podpisać się wszyscy członkowie-założyciele organizacji;
2) Statut organizacji, który powinien określać w szczególności:
a) nazwę organizacji i jej siedzibę,
b) cele i zadania organizacji, w tym cele związane z zapewnieniem w miarę możliwości dostępu do biernego i aktywnego uczestniczenia w działalności organizacji przez osoby z niepełnosprawnością,
c) uprawnienia i obowiązki członków organizacji,
d) władze organizacji, zakres ich kompetencji, sposób ich powoływania i odwoływania oraz czas trwania kadencji,
e) warunki i tryb zawieszania działalności i rozwiązywania się organizacji,
f) warunki i tryb uchwalania statutu i jego zmian
- zatwierdzony przez Radcę Prawnego UKSW.
2. Wzór statutu organizacji określa załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
§ 5.
1. Uczelniane organizacje prowadzące działalność o charakterze naukowym ewidencjonowane są w Rejestrze Uczelnianych Organizacji po uzyskaniu pozytywnej opinii rady dyscypliny lub Senatu, zgodnie z § 167 ust. 6 Statutu UKSW, z wyłączeniem organizacji działających na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach.
2. Liczba członków założycieli organizacji, zgłoszonych do Rejestru Uczelnianych Organizacji, powinna liczyć co najmniej 5 osób.
3. W przypadku ubiegania się o rejestrację organizacji doktoranckiej, Rektor może zaakceptować mniejszą liczbę członków - założycieli, o ile będzie to uzasadnione wąską specjalizacją zainteresowań naukowych grupy wnioskującej o rejestrację. Wymagana liczba członków - założycieli nie może być mniejsza niż 3 osoby.
4. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się następujące informacje:
1) sygnatura organizacji;
2) nazwa organizacji;
3) przynależność do jednostki organizacyjnej;
4) imię i nazwisko opiekuna organizacji.
5. Rejestr Uczelnianych Organizacji prowadzi Centrum Wsparcia Studenta.
6. Rejestr jest dokumentem jawnym.
7. Dokumentację uzyskaną w trakcie postępowania rejestracyjnego oraz aktualizacyjnego uczelnianych organizacji prowadzi Centrum Wsparcia Studenta.
§ 6.
O wszelkich zmianach w zarządzie organizacji należy poinformować Rektora na piśmie w terminie 14 dni roboczych od daty dokonania zmiany za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta, przedkładając Formularz aktualizacyjny, którego wzór określa załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
§ 7.
Wszelkie zmiany w statucie organizacji, w tym zmianę lub rozszerzenie nazwy organizacji, organizacja zgłasza Rektorowi przedstawiając nowy statut w terminie 14 dni od jego uchwalenia. Statut powinien być zatwierdzony przez opiekuna organizacji oraz powinien posiadać pozytywną opinię Radcy Prawnego Uczelni.
§ 8.
1. Organizacja może mieć opiekuna, z zastrzeżeniem, że w przypadku uczelnianych organizacji prowadzących działalność o charakterze naukowym, o których mowa w § 5 ust. 1, powołanie opiekuna jest obowiązkowe. W przypadku, powołania opiekuna, formularz, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, powinien zawierać pisemną zgodę kandydata na funkcję opiekuna.
2. Opiekunem organizacji może być wyłącznie nauczyciel akademicki UKSW, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Opiekunem organizacji może być pracownik ośrodków klinicznych, badawczych i naukowych, zatrudniony w podmiotach, z którymi UKSW podjął współpracę w zakresie dydaktycznym i naukowym.
4. W sytuacji, o której mowa w ust. 3, nadzór nad działalnością Koła sprawuje Dziekan lub osoba przez niego wyznaczona.
5. W działalności organizacji mogą uczestniczyć na zasadzie dobrowolności, inni niż opiekunowie, nauczyciele akademiccy UKSW. O uczestnictwie należy zawiadomić Radę dyscypliny naukowej, dyscypliny głównej pracownika.
§ 9.
1. Do obowiązków opiekuna należy:
1) bezpośredni nadzór nad merytoryczno-finansową działalnością organizacji, a w szczególności nad zgodnością działań organizacji z celami i zadaniami określonymi w statucie organizacji;
2) podpisywanie i zatwierdzanie planów pracy i wniosków o dofinansowanie organizacji;
3) podpisywanie sprawozdań oraz rozliczeń merytoryczno-finansowych zrealizowanych zadań.
2. W sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3 opiekun potwierdza zgodności działań z celami i zadaniami organizacji określonymi w statucie organizacji oraz prawidłowe zrealizowanie zadań i wykorzystanie przyznanych środków finansowych.
§ 10.
1. Jeżeli opiekun nie może pełnić swojej funkcji przez okres powyżej jednego miesiąca, zobowiązany jest do przedstawienia zarządowi organizacji, kandydatury osoby, która będzie pełniła obowiązki opiekuna podczas jego nieobecności.
2. W wyjątkowej sytuacji kandydaturę tymczasowego opiekuna przedstawia zarząd organizacji.
3. Powołanie osoby pełniącej obowiązki opiekuna organizacji następuje w trybie określonym w § 8.
§ 11.
1. Stowarzyszenia, których członkami są studenci lub doktoranci, działające w oparciu o ustawę z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach, mogą poinformować UKSW w formie pisemnej o zakresie prowadzonej działalności i być wpisane do Rejestru Uczelnianych Organizacji prowadzonego przez Centrum Wsparcia Studenta, o którym mowa w § 4 ust 1.
2. Wniosek do Rektora o wpisanie stowarzyszenia do ewidencji, powinien zawierać:
1) nazwę stowarzyszenia oraz wskazanie siedziby stowarzyszenia;
2) skład zarządu stowarzyszenia (z datą wyboru zarządu, z podaniem nazwy pełnionej funkcji, kierunku i roku studiów oraz telefonu kontaktowego i adresu e-mail);
3) wypis z Krajowego Rejestru Sądowego o rejestracji stowarzyszenia;
4) uwierzytelnioną kopię statutu stowarzyszenia zatwierdzonego przez Sąd;
5) opinię odpowiednio Zarządu Samorządu Studentów w przypadku stowarzyszenia studenckiego lub Samorządu Doktorantów w przypadku stowarzyszenia doktoranckiego, dla stowarzyszenia studencko-doktoranckiego wymagana jest opinia obu Organów.
§ 12.
1. Stowarzyszenia, wpisane do ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w UKSW, o ile ich członkami są wyłącznie studenci, doktoranci lub nauczyciele akademiccy UKSW, mają prawo ubiegania się o dofinansowanie zgodnie z zasadami przewidzianymi dla realizacji inicjatyw przez organizacje UKSW na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
2. Stowarzyszenia, o których mowa w ust. 1, o ile uzyskały dofinansowanie na swoją działalność ze środków Uczelni, w szczególności zaś pozostających w dyspozycji Rektora, zobowiązane są również do prowadzenia i składania sprawozdawczości finansowej, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla realizacji inicjatyw przez organizacje.
3. Stowarzyszenia wpisane do ewidencji stowarzyszeń zgłoszonych w UKSW zobowiązane są do składania sprawozdań merytoryczno-finansowych z działalności według wzoru określonego w załączniku nr 4 do niniejszego Regulaminu i planu pracy.
§ 13.
1. Studenci mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach studenckich.
2. Rektor uchyla akt organu uczelnianej organizacji studenckiej niezgodny z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, statutem UKSW, regulaminem studiów lub regulaminem tej organizacji.
3. Na rozstrzygnięcie w sprawie uchylenia aktu służy, w terminie 30 dni od dnia jego doręczenia, skarga do sądu administracyjnego. Przepisy o zaskarżaniu do sądu administracyjnego decyzji administracyjnych stosuje się odpowiednio.
§ 14.
1. Organizacje mogą posługiwać się indywidualną: nazwą, skrótem nazwy, logo, pieczęcią i papierem firmowym.
2. Wzory: logo, pieczęci i papieru firmowego zatwierdza Rektor.
3. Organizacje mają prawo do występowania do Rektora i Dziekana wydziału oraz organów Samorządu Studentów lub organów Samorządu Doktorantów z wnioskami i postulatami dotyczącymi organizacji studiów oraz funkcjonowania Uniwersytetu.
4. Organizacje, za zgodą Kanclerza, mają prawo do:
1) organizowania na terenie Uniwersytetu konferencji, spotkań naukowych, imprez, paneli dyskusyjnych itp.;
2) korzystania z pomieszczeń uczelni i urządzeń będących częścią wyposażenia UKSW, o ile sytuacja Uniwersytetu to umożliwia;
3) umieszczania na terenie Uniwersytetu ogłoszeń lub plakatów dotyczących organizowanych imprez, koncertów, konferencji, spotkań naukowych, paneli dyskusyjnych oraz innych zgromadzeń masowych, które może odbywać się wyłącznie w miejscach wskazanych przez Kanclerza na zasadach ustalonych wspólnie z Zarządem Samorządu Studentów lub właściwym organem Samorządu Doktorantów.
5. W celu wynajęcia pomieszczenia lub uzyskania dostępu do urządzeń, o których mowa w ust. 4 pkt 2, przewodniczący lub opiekun organizacji składa podanie do Kanclerza UKSW, za pośrednictwem Działu Administracyjno-Gospodarczego.
§ 15.
1. Organizacje, które nie posiadają osobowości prawnej, nie mogą prowadzić działalności o charakterze zarobkowym i uzyskiwać w ten sposób środków na swoją działalność.
2. Zasady udostępniania środków finansowych i materialnych oraz rozliczania się z nich przez organizacje ustala Rektor.
3. Bieżący nadzór nad wydatkami organizacji prowadzi Prorektor właściwy ds. studenckich.
§ 16.
1. Organizacje studenckie mają obowiązek złożenia sprawozdania merytoryczno-finansowego z działalności za miniony rok akademicki (załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu), planu pracy na nowy rok akademicki (załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu) i formularza aktualizacyjnego (załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu) w terminie do dnia 31 października.
2. Podpis przewodniczącego organizacji i opiekuna poświadcza zgodność działań zrealizowanych i planowanych przez organizację z jej statutem.
§ 17.
1. Uczelniane organizacje prowadzące działalność o charakterze naukowym wprowadzone do Rejestru Uczelnianych Organizacji, o których mowa w § 5 ust. 1 mogą uzyskać dofinansowanie ze środków przeznaczonych na działalność studencką lub doktorancką.
2. Środki pozostające w dyspozycji Rektora przeznaczane są na poszczególne inicjatywy wyłącznie dla studentów i doktorantów UKSW.
3. Środki pozostające w dyspozycji Dziekana na działalność organizacji mogą być przeznaczone wyłącznie dla członków tych organizacji, będących studentami lub doktorantami danego wydziału.
4. Środki finansowe, o którym mowa w ust. 1 są przeznaczane na:
1) organizację przedsięwzięć o charakterze kulturalnym;
2) organizację konferencji naukowych;
3) organizację szkoleń o charakterze edukacyjnym;
4) organizację wyjazdów o charakterze badawczo-naukowym;
5) organizację przedsięwzięć o charakterze sportowym;
6) zakup rzeczy ruchomych służących statutowym celom organizacji zgodnych z zadaniami uczelni wyższej.
5. Środki na finansowanie działalności organizacji pochodzą z:
1) wydzielonych przez Uniwersytet środków na finansowanie organizacji określonych w planie rzeczowo-finansowym Uniwersytetu;
2) wydzielonych, w ramach budżetu Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów środków na finansowanie działalności organizacji studenckich przyznawanych na zasadach określonych w Regulaminie Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów, o ile w Uczelni takie środki zostały wydzielone;
3) wpłat od uczestników inicjatyw studenckich lub sponsorów;
4) innych źródeł, z zastrzeżeniem § 23.
§ 18.
1. Warunkiem uzyskania dofinansowania na działalność organizacji jest złożenie w Centrum Wsparcia Studenta, w terminie do dnia 31 października dokumentów wymienionych w § 16 ust. 1.
2. Organizacje mogą ubiegać się o dofinansowanie każdej planowanej inicjatywy ze środków będących w dyspozycji Rektora w trybie konkursowym, poprzez złożenie wniosku w terminach do: 10 stycznia, 10 marca, 31 października.
3. W uzasadnionych przypadkach, Rektor może wyznaczyć inny termin składania wniosków niż wyznaczony w ust. 1.
4. Wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w ust. 1 (załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu) z dokładnym opisem inicjatywy w formie pisemnej lub elektronicznej składa upoważniony członek Zarządu lub innego organu wskazanego w statucie organizacji do Rektora za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta do godz. 15:00 w terminie określonym w ust. 1 z zastrzeżeniem ust. 2, decyduje data wpływu.
5. Wniosek składany drogą elektroniczną, winien być podpisany, a jego skan przesłany na adres cws@uksw.edu.pl.
6. Wniosek o dofinansowanie, który nie spełnia wymogów formalnych pozostawia się bez rozpoznania.
§ 19.
1. Rektor powołuje członków do dwóch Komisji konkursowych ds. rozpatrywania wniosków o dofinansowanie inicjatyw, odpowiednio jedną komisję dla Studentów i jedną dla Doktorantów na podstawie zgłoszonych kandydatur przez Samorząd Studentów i Samorząd Doktorantów.
2. Samorząd Studentów spośród grona ogółu studentów UKSW, do Komisji konkursowej ds. rozpatrywania wniosków o dofinansowanie inicjatyw dla studentów, zgłasza przynajmniej jednego przedstawiciela każdego wydziału. W przypadku braku kandydata z wydziału prodziekan ds. studenckich wskazuje studenta do prac w komisji.
3. Samorząd Doktorantów spośród grona ogółu doktorantów UKSW, do Komisji konkursowej ds. rozpatrywania wniosków o dofinansowanie inicjatyw dla doktorantów, zgłasza 8 przedstawicieli, z zastrzeżeniem, że jedna dyscyplina nie może być reprezentowana przez więcej niż dwie osoby.
4. W skład obydwu Komisji wchodzi pracownik Centrum Wsparcia Studenta będący sekretarzem Komisji.
5. Kadencja Komisji konkursowej trwa rok akademicki i kończy się z dniem 30 września.
6. Komisje, o których mowa w ust. 1 realizują swoje zadania w ramach kadencji lub do czasu powołania nowego składu Komisji.
7. Komisje lub jej poszczególnych członków może odwołać Rektor.
8. Do zadań Komisji należy w szczególności:
1) sprawdzenie, czy wniosek o dofinansowanie został złożony w terminie określonym w § 18 ust. 2;
2) sprawdzenie pod względem formalnym przedstawionego wniosku o dofinansowanie;
3) wyrażenie opinii merytorycznej, co do zasadności dofinansowania projektu przedstawionego we wniosku ze środków, o których mowa w § 17 ust 1;
4) przedstawienie opinii Rektorowi w formie Protokołu z posiedzeń Komisji według wzoru określonego w załączniku nr 7 do niniejszego Regulaminu.
9. Członkowie Komisji zobowiązani są złożyć pisemne oświadczenie Sekretarzowi Komisji o przynależności do organizacji studenckiej lub doktoranckiej przed rozpoczęciem pracy w Komisji. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu. Członek Komisji jest wyłączony z rozpatrywania przez Komisję wniosku złożonego przez organizację, do której należy.
10. Komisje rozpatrują i opiniują złożone wnioski w terminie 15 dni roboczych liczonych od dni wskazanych jako terminy określone w § 18 ust. 2 i 3.
11. Szczegółowy tryb pracy Komisji określa załącznik nr 9 do niniejszego Regulaminu.
§ 20.
1. W sytuacjach szczególnych, gdy realizacja inicjatywy spełnia istotne cele statutowe organizacji, a z przyczyn niezależnych od członków organizacji nie mógł zostać dochowany termin, o którym mowa w § 18 ust. 2, organizacje mogą ubiegać się o dofinansowanie planowanego przedsięwzięcia ze środków będących w dyspozycji Rektora w trybie rezerwowym.
2. Skorzystanie z możliwości, o której mowa w ust. 1 wymaga złożenia wniosku o dofinansowanie (załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu) do Centrum Wsparcia Studenta wraz z uzasadnieniem, dlaczego wniosek nie został złożony w trybie konkursowym.
§ 21.
1. Organizacje działające przy wydziałach, mogą ubiegać się o dofinansowanie inicjatyw, ze środków będących w dyspozycji Dziekana.
2. Uzyskane dofinansowanie, o którym mowa w ust. 1, organizacje rozliczają bezpośrednio w jednostkach organizacyjnych, w których uzyskały dofinansowanie nie rzadziej niż raz w semestrze, a kopię rozliczenia i sprawozdania przedstawiają Rektorowi, za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta.
§ 22.
1. Sprawozdanie merytoryczno-finansowe, o którym mowa w § 16 ust. 1, powinno zawierać rozliczenie wszystkich środków uzyskanych przez organizację, pozyskanych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu.
2. Środki, o których mowa w ust. 1, podlegają rozliczeniu przez Kwesturę. Rozliczenie składa się za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta.
3. Podstawą do rozliczenia jest pisemna decyzja dysponenta środków o ich przyznaniu wraz z podanym źródłem finansowania i podpisem (Rektora, Dziekana).
§ 23.
1. Organizacje mogą pozyskiwać środki od sponsorów i darczyńców zewnętrznych, zgodnie z zasadami obowiązującymi na UKSW.
2. Podstawą do rozpoczęcia działań, o których jest mowa w ust. 1, jest zawarcie umowy o sponsoring lub umowy o darowiznę pomiędzy jednostką zainteresowaną a UKSW, zgodnie z zasadami zawartymi w aktach prawa wewnętrznego UKSW.
3. Osobą upoważnioną do podpisywania umów ze strony UKSW jest Rektor lub osoba wskazana przez Rektora na podstawie pełnomocnictwa.
4. Projekt umowy, o której mowa w ust. 2, należy złożyć w Centrum Wsparcia Studenta celem dalszego procedowania.
5. Środki finansowe pochodzące od sponsorów i darczyńców przekazywane są na konto UKSW.
6. Środki, o których mowa w ust. 5, stają się środkami publicznymi i muszą być wydatkowane zgodnie z zasadami obowiązującymi na UKSW.
§ 24.
1. Środki finansowe, o których mowa w § 17 ust. 1 przyznane na działalność należy wykorzystać i rozliczyć w roku budżetowym, do dnia określonego w decyzji Rektora, jednak nie później niż do 23 grudnia.
2. Środki niewykorzystane w danym roku budżetowym nie przechodzą na kolejny rok.
3. Środki pochodzące od sponsorów i darczyńców zgromadzone przez organizację, na pisemny wniosek organizacji po akceptacji Rektora i Kwestora, mogą być przeniesione na kolejny rok budżetowy i pozostawać w dalszym ciągu do dyspozycji organizacji.
4. W przypadku niewykorzystania środków przyznanych przez Rektora, organizacja winna jest złożyć pisemną rezygnację z przyznanych środków do Rektora za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta oraz w przypadku pobrania wcześniej zaliczki niezwłocznie dokonać jej zwrotu.
§ 25.
1. Organizacje studenckie, w ramach wydatkowanych środków, zobowiązane są do korzystania z usług firm, z którymi UKSW ma podpisaną umowę.
2. W przypadku braku możliwości realizacji inicjatywy w oparciu o usługi firm, o których mowa w ust. 1, organizacje mogą zlecić wykonanie usługi firmom zewnętrznym po uprzednim postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
3. W celu rozpoczęcia postępowania, o którym mowa w ust. 2 przewodniczący organizacji lub osoba odpowiedzialna za realizację inicjatywy zobowiązana jest, za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta, złożyć wniosek o udzielenie zamówienia publicznego wraz z niezbędną dokumentacją.
§ 26.
1. Jeżeli jest to konieczne dla realizacji zadania, za zgodą Rektora, można pobrać część lub całość dofinansowania w formie zaliczki.
2. Wniosek o zaliczkę, stanowiący załącznik nr 10 do niniejszego Regulaminu, należy złożyć do Centrum Wsparcia Studenta. Wniosek powinien być podpisany przez opiekuna organizacji.
3. Do wniosku o zaliczkę należy dołączyć decyzję o przyznanym dofinansowaniu.
4. Wypłata zaliczki realizowana jest przelewem według procedur obowiązujących na UKSW. Kwota pobranej zaliczki musi być rozliczona w terminie określonym we wniosku.
5. Do odbioru i rozliczenia zaliczki upoważniony jest wyłącznie pracownik UKSW. W przypadku kół naukowych i organizacji, nad którymi opiekę merytoryczną sprawuje nauczyciel akademicki, osobą upoważnioną do odbioru i rozliczenia zaliczki jest opiekun organizacji.
§ 27.
1. Sprawy związane z zamówieniami na usługę czy dostawę (np. druk, transport, wyżywienie, noclegi) oraz umowami cywilno-prawnymi, (np. zlecenia, o dzieło), organizacje uzgadniają z Centrum Wsparcia Studenta nie później niż 14 dni przed datą rozpoczęcia realizacji.
2. W przypadku niedochowania terminu, o którym mowa w ust. 1, przedsięwzięcie nie będzie mogło być zrealizowane zgodnie z planem wnioskodawców.
§ 28.
1. Jeżeli organizacja organizuje konferencję, na pokrycie kosztów której przewidziane są wpłaty uczestników, należy zgłosić ten fakt w Centrum Wsparcia Studenta oraz w Kwesturze wraz z dokumentami wymaganymi Zarządzeniem Rektora w sprawie zasad organizowania konferencji w Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie przynajmniej na dwa miesiące przed planowanym terminem rozpoczęcia konferencji.
2. Wpłaty uczestników, o których mowa w ust. 1, wpłacane są na konto uczelni, zgodnie z zasadami obowiązującymi na UKSW.
3. Faktury VAT za dokonane wpłaty wystawia uczestnikom konferencji Kwestura, na podstawie danych przekazanych przez organizatorów konferencji.
§ 29.
1. Wszystkie faktury i rachunki muszą być wystawione na Uniwersytet zgodnie z danymi:
Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie
ul. Dewajtis 5, 01-815 Warszawa
NIP: 525-00-12-946
2. Faktury i rachunki należy opisać na odwrocie dokumentu zgodnie ze wzorem opisu dowodu księgowego.
3. Wzór opisu dowodu księgowego został określony w załączniku do Decyzji Kanclerza UKSW w sprawie wprowadzenia formularza opisu dowodu księgowego.
4. Dokumenty księgowe powinny zostać przekazane do Kwestury, za pośrednictwem Centrum Wsparcia Studenta, wraz z decyzją przyznającą dofinansowanie, niezwłocznie po ich otrzymaniu.
§ 30.
1. Zapłaty należności z tytułu wykonanych umów (w tym przedpłaty na konferencje, zjazdy itp.) dokonuje Kwestura w formie bezgotówkowej (przelewem).
2. Rozliczenie przedpłat następuje na podstawie przedstawionych faktur VAT lub rachunków.
§ 31.
1. Noclegi i wyżywienie uczestników wyjazdów krajowych i zagranicznych rozlicza się zgodnie z Zarządzeniem Rektora UKSW w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.
2. Przejazdy członków organizacji, koła lub zespołu należy udokumentować biletami za przejazd wszystkich uczestników wyjazdu korzystających z dofinansowania. W rozliczeniu przejazdów PKP uwzględnia się jedynie bilety 2 klasy, za przejazd pociągiem osobowym lub pospiesznym.
3. Wstępy do muzeów, parków narodowych itp., należy udokumentować biletami wstępu lub fakturą, wszystkich uczestników wyjazdu korzystających z dofinansowania.
§ 32.
1. Organizator, który otrzymał środki ze źródła, o którym mowa w § 17 ust. 5 pkt 1, sporządza rozliczenie z realizacji zadania i jego kosztów na wzorze stanowiącym załącznik nr 11 do Regulaminu, które składa do Centrum Wsparcia Studenta każdorazowo w ciągu 14 dni od zakończenia realizacji przedsięwzięcia, jednak nie później niż w terminie określonym w decyzji w sprawie dofinansowania działalności organizacji.
2. Rozliczenie z inicjatywy, która została dofinansowana w ramach środków będących w dyspozycji Rektora powinno zawierać następujące elementy:
1) pełna nazwa przeprowadzonej inicjatywy studenckiej;
2) nazwa organizacji;
3) numer decyzji przyznającej dofinansowanie;
4) faktyczny termin realizacji inicjatywy;
5) opis przebiegu przedsięwzięcia;
6) rozliczenie finansowe (bez konieczności przedstawiania faktur);
7) podsumowanie inicjatywy i wnioski;
8) podpis osoby odpowiedzialnej za rozliczenie.
3. Przekroczenie terminu, o którym mowa w ust. 1, uprawnia do podjęcia przez Rektora decyzji w sprawie zaprzestania finansowania organizacji ze środków Uczelni do dnia określonego w pouczeniu w wydanej decyzji.
4. Negatywna opinia Kwestora w sprawie rozliczenia zadania uprawnia do podjęcia przez Rektora decyzji w sprawie zaprzestania finansowania organizacji ze środków Uczelni.
5. Organizacje, które otrzymały decyzje o zaprzestaniu finansowania, nie mogą składać wniosków o dofinansowanie w trybie konkursu ani z żadnych innych źródeł finansowanych z budżetu UKSW przed upływem terminu określonego w pouczeniu decyzji.
6. W przypadku stwierdzenia przez Kwesturę rażących nieprawidłowości w wydatkowaniu środków finansowych przyznanych z budżetu Uczelni, Kwestor może skierować do Rektora wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego zgodnie z art. 312 ust. 3 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
§ 33.
1. Rektor, z własnej inicjatywy, na wniosek Dziekana właściwego wydziału, opiekuna naukowego, Zarządu Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów, oraz po stwierdzeniu braku aktywności przez okres jednego roku kalendarzowego (brak sprawozdań z działalności organizacji) może podjąć decyzję o czasowym zawieszeniu działalności organizacji.
2. Wniosek o czasowe zawieszenie działalności organizacji może też złożyć zarząd organizacji lub opiekun naukowy.
3. Zawieszenie działalności uczelnianej organizacji studenckiej może nastąpić, na okres nie dłuższy niż dwa lata.
4. Jeżeli organizacja nie wznowi działalności w terminie określonym w ust. 3 lub w terminie wskazanym we wniosku o zawieszenie, Rektor może podjąć decyzję o wykreśleniu organizacji z Rejestru Uczelnianych Organizacji.
5. Rektor, na wniosek przedstawiciela organizacji, może podjąć decyzję o wznowieniu działalności przez organizacje, o których mowa w ust. 1, po przedstawieniu planu pracy i formularza aktualizacyjnego podpisanego przez przewodniczącego organizacji i opiekuna.
§ 34.
1. Rektor może z własnej inicjatywy, na wniosek dziekana właściwego wydziału, opiekuna naukowego, Zarządu Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów podjąć decyzję o rozwiązaniu organizacji po stwierdzeniu:
1) braku aktywności przez okres dwóch lat kalendarzowych (brak sprawozdań z działalności organizacji);
2) zmniejszenia się liczby członków organizacji poniżej wymaganej minimalnej liczby członków.
2. Rektor, w drodze decyzji administracyjnej, rozwiązuje uczelnianą organizację studencką, która rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego, Statut UKSW, regulamin studiów lub regulamin tej organizacji.
§ 35.
1. Rektor może z własnej inicjatywy, na wniosek dziekana właściwego wydziału, opiekuna naukowego, Zarządu Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów podjąć decyzję o wykreśleniu stowarzyszenia, o którym mowa w § 12, z Rejestru Uczelnianych Organizacji, po stwierdzeniu braku aktywności przez okres dwóch lat kalendarzowych (brak sprawozdań z działalności stowarzyszenia i rozliczeń).
2. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów niniejszego Regulaminu sprawuje Rektor.